Wedstrijden organiseren

Organisatoren zijn vrijwilligers die heel hard werken om mooie wedstrijden neer te zetten voor de Endurancesport. Zij doen dit in hun eigen tijd en verdienen er nagenoeg niets aan. En zonder wedstrijden is er geen Endurance, dus waarderen en koesteren we wedstrijdorganisaties. De KNHS Endurancevereniging ondersteunt wedstrijdorganisaties op verschillende manieren.

  1. Startende organisaties krijgen een tegemoetkoming voor notariskosten. Sinds 2020 hebben we een mooie deal met een notariskantoor met een standaard prijs die we vergoeden.
  2. Elke wedstrijd krijgt op basis van het aantal deelnemers een vergoeding om hen tegemoet te komen in de kosten voor officials. De afspraken over de bedragen en voorwaarden hieraan staan beschreven in het organisatorenconvenant. Dit convenant is in 2019 ondertekent door deelnemende organisaties, en vanaf 2020 krijgen organisaties de vergoeding wanneer zij zich aan de afspraken houden. De bedragen van de vergoeding variëren tussen de 0 euro (100+ deelnemers) en 300 euro (30-45 deelnemers). Kleinere wedstrijden krijgen een hogere vergoeding omdat zij minder makkelijk rond kunnen komen. De vereniging wil hiermee een diversiteit aan wedstrijden stimuleren. Het minimum aantal deelnemers is 30 combinaties.
  3. Elke wedstrijd kan aanspraak maken op een aanvullende vergoeding wanneer zij gebruik maken van de wedstrijdmaterialen van de verenigingen. Hiermee kunnen wij centrale afspraken maken om zo sponsoren aan te trekken. De vergoeding voor wedstrijdmaterialen begint bij 100 euro, en wanneer de vereniging aanvullende sponsoring regelt kan dit bedrag hoger worden. De afspraken hierover staan wederom in het organisatorenconvenant.
  4. Wanneer een wedstrijd in de problemen komt door onvoorziene omstandigheden, kunnen zij aanspraak maken op het noodfonds van de vereniging. Hier zijn strikte voorwaarden voor, zoals een sluitende begroting, ook beschreven in het organisatorenconvenant.
  5. Samen met het sportforum en de vereniging is er een draaiboek voor organisatoren ontwikkeld, zodat er een leidraad is voor startende en bestaande organisaties.
  6. Twee keer per jaar organiseert de vereniging het organisatorenoverleg. In het voorjaar worden aanpassingen t.o.v. het voorgaande jaar besproken, zoals reglementswijzigingen of nieuwe techniek. In het najaar vindt een evaluatie plaats van het seizoen en wordt de kalender voor het komende seizoen overlegd. Dit gebeurd aan de hand van de kalenderprocedure, zoals is beschreven in het zogeheten document.

Het convenant is gemaakt met de intentie om samen de Endurancesport toegankelijk, uitdagend en betaalbaar te houden. En met één herkenbaar gezicht naar buiten te treden. Het geeft de KEV de mogelijkheid om centrale afspraken te maken met sponsoren en andere partijen waarbij de belangen van de lokale wedstrijdorganisatie niet worden geschaad. Ook worden hier duidelijke afspraken gemaakt over vergoedingen, voorwaarden daaraan en waar organisaties verder op kunnen rekenen. Onderwerpen in het convenant zijn: hoogte van vergoedingen, voorwaarden voor vergoedingen, voorwaarden van aanspraak op het noodfonds, wedstrijdmaterialen, sponsorhesjes, prijzenpakketen, wedstrijdprogramma, promotie, organisatorenoverleg, verwijzing naar reglementen en looptijd en wijzigingen van het convenant. In 2018 is het vergoedingssysteem met toestemming van de ALV gewijzigd. Wedstrijden krijgen niet alle kosten van officials vergoed, maar hoeven ook geen afdracht meer te betalen per deelnemer. In plaats daarvan krijgen zij een vast bedrag afhankelijk van het aantal deelnemers.

Van juni t/m augustus kunnen bestaande, oude of nieuwe organisaties hun data voor het volgende seizoen doorgeven. Dit doen zij via de mail. Internationale (CEI) wedstrijden moeten voor 1 september bij de KNHS zijn ingediend. De vereniging maakt een planning op basis van de doorgegeven data en benaderd organisatoren individueel wanneer er knelpunten op de agenda ontstaan. Knelpunten kunnen zijn wedstrijden op dezelfde data, te weinig regionale spreiding, hogere klassen kort na elkaar, enz. Dit wordt gedaan voordat het kalenderoverleg plaatsvindt. Het kalenderoverleg vindt plaats tussen 15 september en 15 oktober. Het doel van dit overleg is om gezamenlijk tot een definitieve kalender te komen die gepresenteerd wordt op de najaars ALV. Organisatoren worden gevraagd om de kalender zodra deze op de website staat te controleren op correctheid. Wijzigingen na dit moment in klassen, locaties en data worden pas doorgevoerd in overleg met de KNHS Endurancevereniging. Wedstrijden die na het kalenderoverleg worden ingediend moeten zich schikken aan de bestaande agenda en kunnen alleen in overleg met de vereniging op de kalender komen. De vereniging zal dan met de wedstrijden die voor en na de betreffende wedstrijd staan gepland overleggen of er bezwaren zijn.

 

Ben je geïnteresseerd in het organiseren van een wedstrijd of heb je verdere vragen? Mail dan naar wedstrijdzaken@endurancevereniging.nl

Scroll naar top